はじめに
先生方、日々お疲れ様です！
突然ですが先生方！
職員室の机の中の書類、整理できていますか？
引き出しや棚の中が、紙でパンッパンです！（笑）
職員室の机の上に、書類の山がそびえ立ってま〜す
という人は少なくないのではないでしょうか。
今回はそんな先生方へ、自分がやっている
書類整理の仕方
をご紹介します！
りこぴん私も、教師になりたての数年は、壮大な紙の要塞を築いていました（笑）
しかし、書類の整理を心がけるようになったことで、早く帰ったり、必要な仕事に時間を割いたりできるようになりました。
職員室の書類の整理をしたーい！
と考えている先生方、ぜひ最後までご覧くださいね。
書類を整理するとよい理由
まずは、書類を整理するべき理由をお話しします。
いちばんの理由は、
探し物が減るから
です。
教員って仕事は、毎日本当忙しくて、時間に追われますよね。
あの書類どこだっけ？
って探す時間はホント勿体無い。
それに、必要な書類が見つからず悩んでる間って、すっごいモヤモヤしませんか？笑
別の仕事に対する集中力も落ちますよね。
りこぴん急がば回れ。
少しの書類整理の時間が、今後の快適さや時間効率を生みます。
書類整理の具体的プラン
では具体的に、自分が行なっている整理術を紹介しますね。
結論からいうと、次の2つ。
- さっさと捨てる
- 種類別にファイリング
りこぴんどちらも基本的なこと。
解説していきます！
プラン1：さっさと捨てる
いちばんはこれです。
まずサヨナラ。
いらない書類はさっさと捨てましょう。
え〜っ、必要になるときがくるかもしれないから…
ととっている書類たち。
ほとんどの確率で、出番はありません（笑）
スペースを圧迫し、探し物の原因となってしまう無駄な書類は、早めにサヨナラしましょう。
具体的にサヨナラしてよいのは、以下のような書類です。
- 興味のないパンフレット
- 訂正を終えた書類の、訂正前
- その場限りで必要だった印刷物
これらは即、捨てる対象です。
さっさと「サヨナラボックス」に放り込みましょう（笑）
りこぴん自分は、職員室の机の下に、100均のプラスチックの箱を置いてます。
これを「サヨナラボックス」と呼んでます（笑）
いらないと判断した書類は、サヨナラボックスにポイポイ放り込んでいきます。
大体1ヶ月もかからず満タンになるので、そのタイミングでまとめて処分します。
おそらく職員室のはしっこに、紙の処分場がありますよね？
そこにドカッと重ねます。
りこぴんしょっちゅう捨てにいくのも、手間ですもんね。
サヨナラボックスの中身は、定期的に空にしましょう。
ただ、
そんなにさっさと捨てるのは不安だな〜
この書類微妙だなあ、本当に捨てていいんだろうか…
と思われる先生方のお気持ちも分かります。
そういう時は、
スマホでパシャッと写真をとる
あるいは
ボンボンファイル（後ほど紹介します）に放り込む
などで対処するのがおすすめ。
時たま机上に置かれる回覧やアンケートも、捨てるものではありませんが、優先的にサヨナラすべき書類たちです。詳しくはこちらの記事もご覧くださいね。
【仕事の優先順位】教員が優先的に取り組むと良い仕事3選！
りこぴん個人的には、アンケート・回覧は電子化しちゃえばいいのになあとは思いますけどね（笑）
とにかく、いらない紙を早めに捨てるのが、書類整理の第一歩です。
プラン2：種類別にファイリング
りこぴんしている人が多いとは思いますが、参考までに。
私は、以下のようにまとめています。
- 提案文書
- 重要書類
- とりあえず避難書類
- 自分の校務分掌
- 出張書類
- 教材
- 生徒指導系
- 学校からのおたより
- その他（ボンボンファイル）
こんな感じ。
そもそもですが、私は紙の書類はスキャンして、電子化しちゃうことが多いです。
詳しくはぜひ、こちらの記事で。
【iPad好き教師が解説！】教師にオススメする3つのiPad活用法
しかし上記のようなファイルを作るだけでも、だいぶ書類を失くしにくくできると思います。
こんな感じで整理するのがおすすめ。
りこぴん独自の用語もあるので（笑）
詳しく解説していきますね。
提案文書
提案文書系だけ、すぐ取り出せるところにまとめておきましょう。
行事ごとが近づくと、見直す必要が出てくるからです。
あ、提案だな〜
と思った書類は、まとめてファイリングしましょう。
行事ごとの内容確認が、素早くできるようになります。
りこぴん私は、提案文書系を優先的にスキャンして、整理します。
重要書類
自分が「重要」だと判断した書類を入れておく場所です。
例えば…
- 必ず紙で提出するべき重要提出書類
- 必ず紙で保存するべき個人情報系の書類
とにかく、すぐに処理できないけど、必ず紙媒体で取っておくべきものたちですね。
自分は、こういった失くしてはいけない書類たちを「重要書類」と呼んで、赤などの目立つ色のクリアファイルにまとめています。
りこぴん「大事な書類はここに入れる」と決めているので、いざ必要なときに焦ることは、ほぼありません。
重要書類によっては、職場の金庫に保管することを決められているものもあるでしょう。
その場合は、なくさないうちにさっさと入れに行くことをおすすめします。
とりあえず避難書類
ここは結構大事なスペース。
「とりあえず机の上から避難させたい」って書類を入れるスペースをつくります。
具体的には、
- 近日中に出すべき書類
- 思考を要する案件
ただ、重要じゃないな！と判断した書類は、「とりあえず避難」場所に避難させます（笑）
りこぴん私の場合、職員室の一番上の引き出しを空っぽにしています。
ここを、「とりあえず避難場所」にしています。
基本、ここから書類をなくすように心がけています。
なぜなら、ここに溜まっている書類は、「処理しきれていない仕事たち」だからです。
「とりあえず避難書類」が増えてきた時こそ、慌てずひとつひとつ確認します。
そしてさっさと処理します。
処理が終わり、必要なくなった紙は、意気揚々とサヨナラボックスへ放り込みます（笑）
りこぴん職員室の机の上に紙が山積みになっちゃうのは、この「とりあえず避難場所」を作ってないのが原因だと思います。
自分の校務分掌
これは自分のためというより、後任の人が見返すためと考えておくのがおすすめです。
自分にとってはその場限りの資料だったとしても、後任の人は「どんなふうに作ったのかな？」と紙でチェックしたい可能性があります。
校務分掌は校務分掌で、種類別にまとめておくとよいです。
出張書類
出張書類だけ、クリアファイルか何かでまとめましょう。
出張が近づいてくると、必ず見返すはずです。
取り出しやすいようにまとめておきましょう。
教材
紙ベースで使いたい教材はまとめておきましょう。
教科ごとにファイリングして、職員室の棚の中にでも置いておくのもいいです。
すぐに使うことができます。
りこぴんとはいえ前述の通り、私は書類をスキャンしてデータ化することが多いので、最近はほぼ活用していません。
ものが増える原因になるので、アナログ派の人も、あんまり取っとかなくていいと思います（笑）
生徒指導系
生徒指導があったときに、記録を残しておきましょう。
トラブル対処や、配慮事項の記録は、ここにファイリングしておきます。
りこぴん私はパソコンで作成することが多いですが。
手書きで記録している先生も多いですね。
作成は手書きでもPCでもどちらでも構わないと思いますが、保管は紙ベースの学校が多いと思います。
ひとつファイルをつくっておくとよいでしょう。
学校からのおたより
学校名で配布されたおたよりは、ファイリングしておくのがおすすめ。
ふとしたとき、自分が内容を見返すときに役立ちます。
それに、意外とあるんですよね。
せんせ〜い。
このまえのおたより、なくしちゃったからください（笑）
ってこと（笑）
そんなときもすぐに渡せますよ！
その他（ボンボンファイル）
よくわかんないけど、一応取っておくべき？
だと判断した場合は、「その他（ボンボンファイル）」にファイリングします。
りこぴん私は、紙をボンボン放り込むので、「ボンボンファイル」と名付けています（笑）
ただ、ここまできちんと整理しておけば、ボンボンファイルの中身の出番は今後ほぼありません。
ほとんどは「サヨナラボックス」行きでよかった書類でしょう。
学期に1回くらい、中身を確認して「やっぱりいらなかったなあ」と思いながらまとめて処分します（笑）
おわりに
いかがだったでしょうか。
自分は本を読むのが好きです。
整理整頓系の本も何冊か読みました。
そんな本たちに、決まって書いてあったことがあります。
一言でいうと、
整理整頓で大事なのは、丁寧に収納することでも、ラベリングすることでもない。
捨てることと、必要ないものは手放すことである。
ということでした。
だから、まずは勇気を持って、書類を捨てるところから始めてみませんか？
日常的に書類を処分していると、「本当に大事なものは何か」考える癖がつき始めるので、判断力がつくと思うし、身の回りもすっきりします。本当におすすめですよ。
「捨てることが必要」なことは、こちらの記事にも書かせていただいています。ぜひご覧くださいね。
【教室環境＝学級経営】教室はきれいに使おう！
積み重なった紙から解放されて、すっきりしたワークスペースをつくっていきましょう！
ではまた！
コメント