はじめに
先生方、日々お疲れ様です!
突然ですが先生方!
職員室の机の中の書類、整理できていますか?
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引き出しや棚の中が、紙でパンッパンです!(笑)
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職員室の机の上に、書類の山がそびえ立ってま〜す
という人は少なくないのではないでしょうか。
今回はそんな先生方へ、自分がやっている
書類整理の仕方
をご紹介します!
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私も、教師になりたての数年は、壮大な紙の要塞を築いていました(笑)
しかし、書類の整理を心がけるようになったことで、早く帰ったり、必要な仕事に時間を割いたりできるようになりました。
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職員室の書類の整理をしたーい!
と考えている先生方、ぜひ最後までご覧くださいね。
書類を整理するとよい理由
まずは、書類を整理するべき理由をお話しします。
いちばんの理由は、
探し物が減るから
です。
教員って仕事は、毎日本当忙しくて、時間に追われますよね。
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あの書類どこだっけ?
って探す時間はホント勿体無い。
それに、必要な書類が見つからず悩んでる間って、すっごいモヤモヤしませんか?笑
別の仕事に対する集中力も落ちますよね。
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急がば回れ。
少しの書類整理の時間が、今後の快適さや時間効率を生みます。
書類整理の具体的プラン
では具体的に、自分が行なっている整理術を紹介しますね。
結論からいうと、次の2つ。
- さっさと捨てる
- 種類別にファイリング
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どちらも基本的なこと。
解説していきます!
プラン1:さっさと捨てる
いちばんはこれです。
まずサヨナラ。
いらない書類はさっさと捨てましょう。
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え〜っ、必要になるときがくるかもしれないから…
ととっている書類たち。
ほとんどの確率で、出番はありません(笑)
スペースを圧迫し、探し物の原因となってしまう無駄な書類は、早めにサヨナラしましょう。
具体的には、以下のような書類。
- 興味のないパンフレット
- 訂正を終えた書類の、訂正前
- その場限りで必要だった印刷物
これらは即、捨てる対象です。
さっさと「サヨナラボックス」に放り込みましょう(笑)
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自分は、職員室の机の下に、100均のプラスチックの箱を置いてます。
これを「サヨナラボックス」と呼んでます(笑)
いらないと判断した書類は、サヨナラボックスにポイポイ放り込んでいきます。
大体1ヶ月もかからず満タンになるので、そのタイミングでまとめて処分します。
おそらく職員室のはしっこに、紙の処分場がありますよね?
そこにドカッと重ねます。
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しょっちゅう捨てにいくのも、手間ですもんね。
サヨナラボックスの中身は、定期的に空にしましょう。
ただ、
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そんなにさっさと捨てるのは不安だな〜
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この書類微妙だなあ、本当に捨てていいんだろうか…
と思われる先生方のお気持ちも分かります。
そういう時は、
スマホでパシャッと写真をとる
あるいは
ボンボンファイル(後ほど紹介します)に放り込む
などで対処するのがおすすめ。
時たま机上に置かれる回覧やアンケートも、捨てるものではありませんが、優先的にサヨナラすべき書類たちです。詳しくはこちらの記事もご覧くださいね。
【仕事の優先順位】教員が優先的に取り組むと良い仕事3選!
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個人的には、アンケート・回覧は電子化しちゃえばいいのになあとは思いますけどね(笑)
とにかく、いらない紙を早めに捨てるのが、書類整理の第一歩です。
プラン2:種類別にファイリング
サヨナラボックス行きにならなかった精鋭書類たちは、しかたなく整理&保管の対象です。
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私は、以下のようにまとめています。
- 提案文書
- 重要書類
- とりあえず避難書類
- 自分の校務分掌
- 出張書類
- 教材
- 生徒指導系
- 学校からのおたより
- その他(ボンボンファイル)
こんな感じ。
そもそもですが、私は紙の書類はスキャンして、電子化しちゃうことが多いです。
詳しくはぜひ、こちらの記事で。
【iPad好き教師が解説!】教師にオススメする3つのiPad活用法
しかし上記のようなファイルを作るだけでも、だいぶ書類を失くしにくくできると思います。
こんな感じで整理するのがおすすめ。
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独自の用語もあるので(笑)
詳しく解説していきますね。
提案文書
提案文書系だけ、すぐ取り出せるところにまとめておきましょう。
行事ごとが近づくと、見直す必要が出てくるからです。
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あ、提案だな〜
と思った書類は、まとめてファイリングしましょう。
行事ごとの内容確認が、素早くできるようになります。
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私は、提案文書系を優先的にスキャンして、整理します。
重要書類
自分が「重要」だと判断した書類を入れておく場所です。
例えば…
- 必ず紙で提出するべき重要提出書類
- 必ず紙で保存するべき個人情報系の書類
など。
とにかく、すぐに処理できないけど、必ず紙媒体で取っておくべきものたちですね。
自分は、こういった失くしてはいけない書類たちを「重要書類」と呼んで、赤などの目立つ色のクリアファイルにまとめています。
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「大事な書類はここに入れる」と決めているので、いざ必要なときに焦ることは、ほぼありません。
重要書類によっては、職場の金庫に保管することを決められているものもあるでしょう。
その場合は、なくさないうちにさっさと入れに行くことをおすすめします。
とりあえず避難書類
ここは結構大事なスペース。
「とりあえず机の上から避難させたい」って書類を入れるスペースをつくります。
具体的には、
- 近日中に出すべき書類
- 思考を要する案件
ただ、重要じゃないな!と判断した書類は、「とりあえず避難」場所に避難させます(笑)
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私の場合、職員室の一番上の引き出しを空っぽにしています。
ここを、「とりあえず避難場所」にしています。
基本、ここから書類をなくすように心がけています。
なぜなら、ここに溜まっている書類は、「処理しきれていない仕事たち」だからです。
「とりあえず避難書類」が増えてきた時こそ、慌てずひとつひとつ確認します。
そしてさっさと処理します。
処理が終わり、必要なくなった紙は、意気揚々とサヨナラボックスへ放り込みます(笑)
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職員室の机の上に紙が山積みになっちゃうのは、この「とりあえず避難場所」を作ってないのが原因だと思います。
自分の校務分掌
これは自分のためというより、後任の人が見返すためと考えておくのがおすすめです。
自分にとってはその場限りの資料だったとしても、後任の人は「どんなふうに作ったのかな?」と紙でチェックしたい可能性があります。
校務分掌は校務分掌で、種類別にまとめておくとよいです。
出張書類
出張書類だけ、クリアファイルか何かでまとめましょう。
出張が近づいてくると、必ず見返すはずです。
取り出しやすいようにまとめておきましょう。
教材
紙ベースで使いたい教材はまとめておきましょう。
教科ごとにファイリングして、職員室の棚の中にでも置いておくのもいいです。
すぐに使うことができます。
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とはいえ前述の通り、私は書類をスキャンしてデータ化することが多いので、最近はほぼ活用していません。
ものが増える原因になるので、アナログ派の人も、あんまり取っとかなくていいと思います(笑)
生徒指導系
生徒指導があったときに、記録を残しておきましょう。
トラブル対処や、配慮事項の記録は、ここにファイリングしておきます。
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私はパソコンで作成することが多いですが。
手書きで記録している先生も多いですね。
作成は手書きでもPCでもどちらでも構わないと思いますが、保管は紙ベースの学校が多いと思います。
ひとつファイルをつくっておくとよいでしょう。
学校からのおたより
学校名で配布されたおたよりは、ファイリングしておくのがおすすめ。
ふとしたとき、自分が内容を見返すときに役立ちます。
それに、意外とあるんですよね。
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せんせ〜い。
このまえのおたより、なくしちゃったからください(笑)
ってこと(笑)
そんなときもすぐに渡せますよ!
その他(ボンボンファイル)
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よくわかんないけど、一応取っておくべき?
だと判断した場合は、「その他(ボンボンファイル)」にファイリングします。
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私は、紙をボンボン放り込むので、「ボンボンファイル」と名付けています(笑)
ただ、ここまできちんと整理しておけば、ボンボンファイルの中身の出番は今後ほぼありません。
ほとんどは「サヨナラボックス」行きでよかった書類でしょう。
学期に1回くらい、中身を確認して「やっぱりいらなかったなあ」と思いながらまとめて処分します(笑)
おわりに
いかがだったでしょうか。
自分は本を読むのが好きです。
整理整頓系の本も何冊か読みました。
そんな本たちに、決まって書いてあったことがあります。
一言でいうと、
整理整頓で大事なのは、丁寧に収納することでも、ラベリングすることでもない。
捨てることと、必要ないものは手放すことである。
ということでした。
だから、まずは勇気を持って、書類を捨てるところから始めてみませんか?
日常的に書類を処分していると、「本当に大事なものは何か」考える癖がつき始めるので、判断力がつくと思うし、身の回りもすっきりします。本当におすすめですよ。
「捨てることが必要」なことは、こちらの記事にも書かせていただいています。ぜひご覧くださいね。
【教室環境=学級経営】教室はきれいに使おう!
積み重なった紙から解放されて、すっきりしたワークスペースをつくっていきましょう!
ではまた!
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